Irodai szolgáltatót kereső cég – mit érdemes egy beszállítótól bekérni?

Egy irodai szolgáltató kiválasztásánál nemcsak az ár számít. A cég számára az is fontos, hogy a vállalkozó kiszámíthatóan dolgozzon, pontos ajánlatot adjon, számlázva működjön, és legyen egyértelmű kapcsolattartási rendszere.

Legyen szó irodatakarításról, karbantartásról vagy más rendszeres szolgáltatásról, néhány alapinformáció bekérése jelentősen megkönnyítheti a szolgáltatók összehasonlítását.

1. Kérjen pontos szolgáltatási leírást

Az első kérdés az legyen, hogy pontosan milyen feladatokat vállal a szolgáltató.

Érdemes írásban kérni:

• a fő szolgáltatásokat,
• a rendszeresen elvégzett feladatokat,
• a külön rendelhető munkákat,
• és azokat a feladatokat, amelyeket nem vállal.

Így már az elején kiderülhet, hogy valóban megfelel-e a cég igényeinek.

2. Legyen részletes feladatlista

Rendszeres szolgáltatásnál különösen fontos, hogy ne csak általánosan legyen megfogalmazva a feladat.

Irodatakarításnál például szerepelhet:

• irodák és munkaterületek tisztítása,
• porszívózás és felmosás,
• mosdók takarítása,
• teakonyha rendben tartása,
• szemetesek ürítése,
• közös terek tisztítása,
• külön időszakos feladatok.

Minél pontosabb a lista, annál könnyebb később ellenőrizni a teljesítést.

3. Kérjen írásos ajánlatot

Az ajánlatban ne csak egy végösszeg szerepeljen.

Érdemes látni:

• milyen szolgáltatásra vonatkozik az ár,
• milyen gyakoriságot tartalmaz,
• mi tartozik az alapdíjba,
• milyen munkák külön díjasak,
• van-e kiszállási vagy anyagköltség,
• és meddig érvényes az ajánlat.

Így valóban azonos tartalmú ajánlatokat lehet összehasonlítani.

4. Kérjen releváns referenciát

Egy céges megbízásnál különösen hasznos lehet, ha a szolgáltató már végzett hasonló munkát.

Érdemes olyan referenciát kérni, amely kapcsolódik:

• irodai környezethez,
• hasonló alapterülethez,
• rendszeres szolgáltatáshoz,
• vagy hasonló céges működéshez.

Egy releváns referencia sokszor többet mond, mint több teljesen más típusú munka.

5. Kérdezzen rá a helyettesítésre

Rendszeres szolgáltatásnál fontos kérdés, mi történik akkor, ha az állandó munkavégző nem elérhető.

Érdemes előre tisztázni:

• van-e helyettesítő,
• hogyan történik a helyettesítés megszervezése,
• ki jelzi a változást,
• és változik-e ilyenkor a szolgáltatás tartalma.

Ez különösen fontos olyan munkánál, amelynek elmaradása a cég napi működését is zavarhatja.

6. Legyen kijelölt kapcsolattartó

A céges együttműködés sokkal egyszerűbb, ha egyértelmű, kihez lehet fordulni.

Érdemes rögzíteni:

• a kapcsolattartó nevét,
• telefonszámát,
• e-mail-címét,
• a szokásos válaszidőt,
• és a sürgős jelzések módját.

7. Tisztázza a számlázási és fizetési feltételeket

Céges szolgáltatásnál az adminisztráció is a működés része.

Érdemes előre egyeztetni:

• milyen gyakorisággal történik a számlázás,
• mekkora a fizetési határidő,
• ki kapja a számlát,
• szükséges-e teljesítésigazolás,
• és hogyan történik az extra munkák elszámolása.

8. Kérdezzen rá az ellenőrzésre és hibakezelésre

Egy rendszeres szolgáltatásnál előfordulhat eltérés vagy probléma. Fontos, hogy erre legyen előre kialakított folyamat.

Érdemes tudni:

• hogyan ellenőrzi a szolgáltató a saját munkáját,
• hol lehet hibát jelezni,
• mikor várható reakció,
• és hogyan történik a korrekció.

A jó működés nem azt jelenti, hogy soha nem merül fel probléma, hanem azt, hogy rendezett módon kezelhető.

9. Nézze meg, van-e szakmai partnerhálózata

Egy irodában nemcsak egyetlen szolgáltatásra lehet szükség.

Felmerülhet például:

• takarítás,
• karbantartás,
• villanyszerelés,
• vízszerelés,
• klímakarbantartás,
• kárpittisztítás,
• költöztetés vagy átrendezés.

Ha az alap szolgáltató megbízható szakmai kapcsolatokat is tud ajánlani, az megkönnyítheti a következő probléma megoldását.

Szakmai partnerhálózat és együttműködés →

10. Ne csak az árat hasonlítsa össze

Két ajánlat között jelentős különbség lehet akkor is, ha a végösszeg hasonló.

Egyben érdemes vizsgálni:

• a feladatlista tartalmát,
• a rendszerességet,
• a helyettesítést,
• a kapcsolattartást,
• a számlázást,
• a referenciát,
• és a hibakezelési folyamatot.

A megfelelő beszállító nem feltétlenül az, aki a legalacsonyabb árat adja, hanem az, akinek a szolgáltatása a cég működéséhez a legjobban illeszkedik.